BBV-overzichten

Het aandeel overhead
Sinds de begroting 2017 moeten gemeenten apart inzicht geven in de kosten van de ondersteunende diensten, ook wel overhead genaamd. Bij het bepalen van de overhead wordt gebruik gemaakt van de richtlijnen en definitie die het BBV hiervoor heeft afgegeven. Met overhead wordt bedoeld ‘alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces’. Dit begrip laat enige ruimte voor interpretatie. Zo mogen gemeenten zelf de mate van detaillering bepalen als het gaat om toerekening van kosten aan directe producten of aan overheadproducten. Bedoeling is om de omvang beter in beeld te krijgen, deze te kunnen benchmarken en om enige sturing hieraan te kunnen geven. Daarbij gaat het met name om de onderdelen waar de overhead uit bestaat en wat een organisatie daarvoor krijgt.

Van de totale apparaatskosten 2019 ad € 28,5 miljoen, is € 13,9 miljoen aan te merken als overhead. In onderstaand overzicht is de specificatie hiervan opgenomen. Hierbij is ook aangegeven hoe de werkelijke overheadkosten zich verhouden tot de begroting.

Uit bovenstaand overzicht blijkt dat de overheadkosten in werkelijkheid € 280.000 voordelig afwijken van de begroting na wijziging. Dit voordeel wordt met name veroorzaakt door:

• Hogere onderhoudskosten gemeentekantoor en Cultuurhuis (€ 26.000 nadeel).  Bij het opstellen van de eerste bestuursrapportage waren de gas- en elektriciteitskosten verlaagd met € 32.000, in werkelijkheid is het lagere verbruik  €7.000. Dit geeft een afwijking van € 25.000 nadelig. Daarnaast zijn de schoonmaakkosten €16.000 hoger dan geraamd. En tot slot gaf de verhuur van ruimten in het Cultuurhuis, inclusief de doorberekende servicekosten, een voordelig resultaat voor 2019 van € 12.000. De resterende € 3.000 voordelig resultaat zijn kleine afwijkingen.
• In de begroting 2019 is rekening gehouden met een bedrag aan personeelskosten en inhuur van € 9.805.000,--. Per saldo is er een bedrag van € 9.632.000,—uitgegeven. Per saldo een voordeel van € 173.000,--.. De personeels- en inhuurkosten worden in samenhang met elkaar bezien. Als gedurende het jaar blijkt dat inhuur nodig is voor bijvoorbeeld het invullen van vacatureruimte, dan wordt een deel van het personeelskosten-budget ingezet ter dekking van de inhuur. Uitgangspunt is dat de uitgaven per saldo binnen het door de raad beschikbare budget voor personeel blijft.
• Lagere ICT-kosten (€ 128.000 voordeel) met name veroorzaakt door lagere kosten voor telefonie en hardware. De lagere telefoonkosten worden met name veroorzaakt door een gunstiger contract voor mobiele telefonie dat voor 2018 t/m 2021 is afgesloten. De kosten van hardware (onderhoud en reparatie van tablets en smartphones) zijn lager doordat in 2018 de smartphones zijn vervangen en er hierdoor nagenoeg nog geen onderhoud en reparatie nodig was.

De overheadkosten mogen niet meer direct aan de producten worden toegerekend, met uitzondering van grondexploitaties en anterieure overeenkomsten. In de begroting 2019 werd rekening gehouden met een bedrag van € 389.000 dat aan de producten grondexploitaties en anterieure overeenkomsten toegerekend kon worden. In werkelijkheid is dit slechts € 164.000. Deze lagere toerekening komt doordat er in werkelijkheid in 2019 minder ambtelijke uren zijn besteed aan grondexploitaties en anterieure overeenkomsten. Dit heeft er enerzijds mee te maken dat het aantal projecten waar in de begroting van werd uitgegaan o.b.v. kengetallen in werkelijkheid niet is gehaald. Anderzijds mogen o.b.v. wet- en regelgeving niet alle uren/werkzaamheden die worden besteed aan grondexploitaties en anterieure overeenkomsten worden toegerekend. In de begroting is hiermee onvoldoende rekening gehouden. Daarnaast zijn er als gevolg van ziekte minder ambtelijke uren besteed aan grondexploitaties en anterieure overeenkomsten. Deze uren zijn ingevuld door externen. Voor externe uren wordt echter geen overhead toegerekend.

Om te komen tot kostendekkende tarieven wordt extracomptabel (dus buiten de administratie om) overhead aan de lokale heffingen (afvalstoffenheffing, rioolheffing, marktgelden, begraafrechten en leges) toegerekend. In onze gemeente doen we dat door een vaste overheadopslag toe te rekenen aan elk direct begroot uur aan een kostendekkend product. Het overheadtarief waarmee in de begroting 2019 rekening werd gehouden bedroeg € 53,58. In werkelijkheid bedraagt het overheadtarief in 2019 € 53,66. Dit hogere tarief wordt veroorzaakt door een lager aantal productieve uren als gevolg van met name het niet (geheel) opvullen van bestaande vacatureruimte door intern personeel.

Uit de gerealiseerde jaarcijfers 2019  (incl. toegerekende overhead en overige kosten) blijkt dat wij voor de Vennootschapsbelasting  (Vpb) niet door de ondernemerspoort komen. Er is sprake van verlieslatende activiteiten.  Dat levert een zgn. Nihil aangifte Vennootschapsbelasting  over 2019  op. De verwachting is dat de betreffende activiteiten (incl. de grondexploitatie) structureel verlieslatend blijven. Dit ligt in lijn met het standpunt van onze fiscaal adviseur, vastgelegd in brieven aan de Belastingdienst d.d.  20 maart 2017  en 1 mei 2017.  De Belastingdienst heeft over boekjaar 2016 telefonisch laten weten de nihil aangifte vast te stellen. Over de nihil aangiftes  jaren 2017 en 2018 hebben we nog geen reactie van de belastingdienst ontvangen. In 2020 gaan we de VPB quick scan grondexploitaties actualiseren. De laatste Quick scan dateert uit mei 2017.

Jaarlijks wordt op begrotingsniveau een bedrag geraamd voor onvoorziene lasten. Dit bedrag is € 122.635. Voor ondersteuning van Spoor 3 is er € 35.200 gebruikt. Daarnaast is in de 2e bestuursrapportage besloten om de stelpost onvoorzien vrij te laten vallen voor de bestrijding van de eikenprocessierups.