Bedrijfsvoering

Ombuigingen en klaar voor de toekomst
Met de ontwikkeling naar een netwerkorganisatie werkt de gemeente constant aan de toekomstbestendigheid van de ambtelijke organisatie. In 2016 is hier een goede basis voor gelegd. Als vervolg hierop wordt hard gewerkt aan de ontwikkeling en inzetbaarheid van de medewerkers om de opgaven van morgen goed en efficiënt aan te kunnen. In het eerste kwartaal van dit jaar (2019) is de Benchmarkt vensters voor Bedrijfsvoering uitgevoerd om de personele inzet te vergelijken met andere gemeenten. Uit deze benchmarkt bleek enerzijds dat Utrechtse Heuvelrug al een compacte – sobere – organisatie heeft en anderzijds werden enkele risico’s op de inzetbaarheid (en daarmee productiviteit) van haar medewerkers zichtbaar. Voorbeelden hiervan zijn de vergrijzing en het  ziekteverzuim van de organisatie.

Spoor 2 van de begroting bevat de ombuiging ‘organisatie’ die stelt dat er een besparing van € 100.000 mogelijk is als er vooraf een investering plaatsvindt. Bij deze ombuiging is aangegeven dat er een plan wordt opgesteld waarin uitgewerkt wordt hoe hier invulling aan gegeven kan worden.

Het college heeft het plan “Klaar voor de Toekomst” besproken. Dit gaat over wat er nodig is om een toekomstbestendige organisatie te zijn. Het geeft ook aan hoe de gemeente verder om wil gaan met de uitkomsten van de benchmark en ook € 100.000 structureel wil kunnen besparen op personeelslasten om deze ombuiging te realiseren.

Aanvankelijk was het plan “klaar voor de toekomst” met businesscases uitgewerkt om ook te laten zien dat met een impuls vooraf over enkele jaren structureel ruimte is te creëren om verbetering en ontwikkeling mogelijk te maken en tegelijkertijd de duurzame inzetbaarheid van de medewerkers te verbeteren. Echter, het college ziet door de financiële situatie van de gemeente op dit moment geen mogelijkheid om een impuls mogelijk te maken.

Zonder deze impuls is het niet mogelijk om structureel € 100.000 te besparen op personeelslasten. De besparing wordt incidenteel in 2019 en 2020 gerealiseerd. Daarna wordt verder gekeken.

Het niet uitvoeren van het plan brengt risico’s met zich mee die gaan over de inzetbaarheid van de medewerkers en het straks niet zelf in huis hebben van de juiste kennis en kunde om de opgaven van morgen aan te kunnen. Om deze reden heeft de organisatie voor het realiseren van het plan voor een deel eigen dekking ingebracht. Deze dekking wordt gebruikt om een klein deel van het plan wel uit te voeren. Deze acties richten zich met name op terugdringen van verzuim, een impuls in de buitendienst, een meer flexibele inzet van teamleiders, het werken aan aantrekkelijk werkgeverschap en een vitaliteitspact.

Vitaliteitspact
Binnen de gemeentelijke organisatie wordt gewerkt aan de ontwikkeling en inzetbaarheid van de medewerkers om de opgaven van morgen goed en efficiënt aan te kunnen. Uit de Benchmark Vensters voor Bedrijfsvoering is gekomen dat Utrechtse Heuvelrug een compacte - sobere – organisatie heeft en er werden enkele grote risico’s op inzetbaarheid (en daarmee productiviteit) van de medewerkers zichtbaar, zijnde vergrijzing, ziekteverzuim en de bezettingsgraad van de organisatie.  Het vitaliteitspact is één van de onderdelen die genoemd werd in het plan om de neerwaartse spiraal te helpen doorbreken. Er is gekeken waar de meeste nadruk op moet komen en dit is de focus om deze spiraal te doorbreken. Het vitaliteitspact wordt binnen 2 jaar geëvalueerd en gaat in vanaf 1 april 2020 met een doorlooptijd van 4 jaar.

Daarnaast nemen de ombuigingen uit spoor 2 en spoor 3 vanzelfsprekend frictiekosten met zich mee. Deze worden meegenomen in de reserve ‘ombuigingen’ die ook bestemd is voor het opvangen van niet gerealiseerde ombuigingen. Hier wordt verder op ingegaan in de paragraaf ombuigingen.

Met personeelsbeleid geeft de gemeente uitvoering aan de wettelijke verplichtingen en kaders. Goed personeelsbeleid is ook belangrijk om de doelen van de organisatie te behalen. In 2019 heeft de focus gelegen op:

Toekomstbestendig personeelsbestand

• Verstevigen opleiding en ontwikkeling van competenties en vaardigheden voor de toekomst
• Instroom en behoud van jongeren (waarbij ook aandacht nodig is voor arbeidsmarktprofilering en doorstroommogelijkheden.

Verstevigen opleiding van competenties en vaardigheden voor de toekomst
De gemeente heeft ingezet op de organisatiebrede ontwikkeling als het gaat om de omgevingsvisie. Iedere medewerker heeft hiervoor een dag cursus gevolgd. Daarnaast is er een concernopleidingsplan dat wordt ingezet volgens de organisatiedoelstellingen, zoals deze eerder genoemd zijn. Verder hebben teamleiders met hun medewerkers gezamenlijk gekeken wat nodig is aan ontwikkeling en hier op ingezet.

Instroom en behoud jongeren
Voor jongeren is een speciaal programma waarin is ingezet op persoonlijk leiderschap, het werken bij de gemeente en de eigen ontwikkeling.

Duurzame inzetbaarheid
Het afgelopen jaar had de gemeente veel aandacht voor duurzame inzetbaarheid van de medewerkers. Het actieplan, dat zich richt op preventie, werkgeluk en optimaal verzuimmanagement, is het afgelopen jaar uitgevoerd. Zoals aangegeven was hier bijzondere aandacht voor de oudere medewerkers. Dit resulteerde in een vitaliteitspact. Daarnaast is het hoge ziekteverzuim aanzienlijk minder geworden. Dat wil nog niet zeggen dat dit minder aandacht vraagt, maar wel dat het beleid zijn vruchten afwerpt. Binnen de bestaande middelen is er zorg voor een zo goed mogelijk beleid.

Normering rechtspositie ambtenaren
Op 1 januari 2020 is de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) ingetreden en hebben alle ambtenaren een nieuwe rechtspositie. Het jaar 2019 stond in het teken van de  voorbereidingen en implementatie van de wet binnen onze gemeentelijke organisatie. Concreet zijn voor de intreding van de wet 1 januari 2020 de volgende resultaten zijn behaald:

• Voldoende kennis over arbeidsrecht is in de organisatie belegd: medewerkers van P&O en Juridische zaken hebben trainingen gevolgd en zijn up-to-date;
• Alle medewerkers zijn over naar een arbeidsovereenkomst;
• De organisatie kent een nieuw personeelshandboek: alle lokale regelingen zijn technisch omgezet naar een Personeelshandboek Utrechtse Heuvelrug 2020. De organisatie kent een nieuw brievenboek: het team Personeelsbeheer heeft nieuwe personele brieven ontwikkeld die Wnra-proof zijn;
• Een  nieuwe taakverdeling van de Ondernemingsraad en het Georganiseerd Overleg is van kracht;
•  De bezwarencommissie is komen te vervallen. Er wordt op korte termijn geïnventariseerd of de organisatie aan kan sluiten bij de geschillencommissie van de gemeente Utrecht;
• Alle besluitvorming en procedures zijn Wnra-proof: de mandaatregelingen zijn aangepast;
•  Kennis in de organisatie over de Wnra is belegd door middel van: kennissessies, roadshows, e-learning, inloopsessies, communicatie op intranet (polls, nieuwsberichten, weetjes/triggers, filmpjes).

E-hrm
De aanbesteding van het EHRM systeem is gezamenlijk met andere RID-gemeente gedaan. Vanaf 1 januari 2020 gaat Utrechtse Heuvelrug werken met EHRM en worden geleidelijk aan verschillende processen gesleuteld, veranderd en digitaal ingericht. Vanaf 1 januari 2019 lopen de salaris uitbetalingen en declaraties via het EHRM systeem.

Inhuur
De afgelopen jaren heeft de gemeente gewerkt aan goede en rechtmatige inhuur en is er met enkele thema’s een pilot uitgevoerd voor het inhuren via een Dynamisch Aankoop Systeem (DAS). In 2019 is de pilot verlengd en deze pilot loopt in 2020 af. Er heeft een evaluatie plaatsgevonden en er komt een dynamisch aankoop systeem, deze wordt in 2020 aanbesteed.